Tips Agar Kegiatan Humas Pemerintah Kota Palu Berikutnya Lebih Berkesan dan Bernilai

“Pekerjaan kami tidak semata-mata hubungan masyarakat… Tapi menyampaikan fakta” – Dennis Murphy.

Hari raya Idul Fitri menjadi momen untuk saling bermaafan. Tidak heran selepas hari raya yang jatuh pada tanggal 1 Syawal dalam kalender Islam banyak masyarakat, termasuk para tokoh masyarakat dan para pejabat, menggelar ramah tamah dan halal bi halal. Tujuannya tidak lain untuk bertemu langsung dengan masyarakat. Momen ini seharusnya dapat dimanfaatkan dengan baik oleh Wakil Walikota Palu, Sigit Purnomo Said untuk memperkuat komunikasi dengan perangkat kerja dan juga masyarakat yang dipimpinnya.

Sigit menggelar ramah tamah selama lima jam di rumah dinasnya, Sabtu, 1 Juli 2017 silam. Namun, ia terpapar pemberitaan negatif alih-alih setelah koran lokal Radar Sulteng (Jawapos Group) melaporkan adanya pelayanan yang kurang prima yang diterima oleh komunitas tuna netra. Komunitas ini hadir dalam acara tersebut, namun gagal bertemu dengan Wakil Walikota. Kisah ini pun terlebih dahulu beredar di media sosial Facebook warga sebelum akhirnya mendapat perhatian dari awak media lokal.

Hal ini menunjukkan bahwa Wakil Walikota dan perangkat Humas Pemerintah Kota (Pemkot) Palu nampak belum sadar benar bagaimana kegiatan kehumasan yang sebenarnya. Perencanaan acara yang baik tentu akan meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi dalam sebuah acara. Berikut ini langkah-langkah agar kegiatan kehumasan Pemkot Palu selanjutnya lebih berkesan.

Pemetaan situasi dan publik

Sebelum melangsungkan kegiatan, perangkat humas sebaiknya memetakan isu-isu yang berkembang di masyarakat selama sebulan dua bulan terakhir. Untuk acara halal bi halal, lakukan pemetaan isu yang berkembang di bulan Ramadhan seperti isu sosial, ekonomi, keamanan, dan isu-isu lainnya. Pemetaan isu ini bermanfaat agar Pemkot Palu bisa menyampaikan apa saja pencapaian yang telah dilakukan untuk mengatasi persoalan-persoalan tersebut. Pemetaan isu pra-acara juga bermanfaat agar Humas dapat menentukan format acara apa yang tepat untuk berkomunikasi dengan publiknya.

Selain itu, Humas Pemkot Palu juga harus melihat siapa saja publik kehumasan yang aktif berkontribusi selama bulan puasa yang akan menjadi undangan khusus dalam kegiatan tersebut. Misalnya, para petugas yang tanpa lelah mengamankan jalannya mudik, masyarakat minoritas yang layak untuk diberikan bantuan, atau pun komunitas-komunitas lain yang dirasa penting untuk dihargai. Jangan lupa untuk mengundang para jurnalis baik lokal maupun nasional.

Rencanakan susunan acara yang strategis

Esensi acara ramah tamah dan halal bi halal adalah meningkatkan hubungan silaturahmi dengan saling bermaafan. Karena itu, acara halal bi halal harusnya menjadi acara yang bermakna (lihat makna halal bi halal di sini). Humas Pemkot harus menyusun acara yang mampu membuat publik-publik yang hadir untuk berinteraksi dengan Wakil Walikota beserta para pejabatnya, seperti menyediakan waktu untuk sesi foto dan bersalaman dengan masyarakat yang hadir. Selain itu, tidak lupa kegiatan juga diselingi dengan ceramah, kata sambutan, dan hiburan. Bahkan, acara akan lebih bernilai apabila Wakil Walikota memberikan apresiasi kepada pihak-pihak yang bekerja keras dan berkontribusi aktif dalam menjaga suasana kondusif selama bulan puasa seperti yang dilakukan Kementerian Perhubungan kepada Gerakan Pramuka.

Tunjuk person-in-charge untuk setiap tamu khusus

Setiap panitia harus bertanggungjawab pada tamu khusus yang diundangnya. Misalnya, setiap tamu undangan khusus ditemani oleh satu atau lebih personil untuk memastikan tempat duduknya, mengarahkan mereka untuk bertemu pejabat, dan lain sebagainya. Hal ini menjadi sangat penting apalagi bila ada tamu undangan yang berkebutuhan khusus.

Buat konsep sambutan yang berisi pesan-pesan kunci

Alasan pemetaan isu yang telah disampaikan sebelumnya agar Pemkot Palu dapat menyampaikan apa saja yang telah atau yang akan dilakukannya untuk mengatasi isu-isu tersebut. Misalnya, apa yang telah dilakukan oleh Pemkot Palu untuk mengendalikan harga bahan pokok selama puasa, menjamin keamanan selama puasa, apa program yang telah dijalankan selama puasa, hingga rencana-rencana Pemkot dalam beberapa waktu ke depan. Pesan-pesan ini harus dikemas dalam sebuah pidato kata sambutan yang mudah dicerna oleh para tamu yang hadir dan juga mudah ditangkap oleh para awak media.

Siapkan sesi wawancara dengan media

Bila awak media hadir dalam acara tersebut, maka Humas Pemkot sebaiknya menyiapkan sesi wawancara bersama Wakil Walikota agar para jurnalis dapat melengkapi informasi yang telah didapatkan dalam sambutan sebelumnya atau melalui siaran pers yang telah disiapkan. Informasi yang langsung diterima dari Walikota/Wakil Walikota lebih terpercaya dibanding informasi yang diterima melalui Humas.

Evaluasi kegiatan

Jangan pernah melewatkan sesi evaluasi. Lihat kembali bagaimana performa selama acara berlangsung, apa saja yang perlu dipertahankan dan dikoreksi. Lihat apakah hasil yang dicapai sesuai dengan harapan. Tidak lupa, pantau hasil pemberitaan dan analisa apakah kontennya bernilai positif atau negatif.

Iklan

What do you think?

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s