Arsip Tag: cara menulis e-mail ke dosen

Kiat Menulis Pesan Kepada Dosen Agar Nilaimu Tidak ‘Auto-E’

Pernahkah kamu mengirim file tugas kuliah melalui e-mail kepada dosen tanpa menulis apapun di bagian isi surelnya? Bila ya, maka kamu bisa masuk dalam daftar mahasiswa yang nilainya auto-E alias gagal.

Sebuah pesan yang disampaikan melalui e-mail, SMS, hingga Whatsapp merupakan ladang ranjau yang dapat mematikan karir kamu kapan saja.

“Berkomunikasi dengan email adalah ladang ranjau karena Anda tidak melihat bagaimana orang-orang bereaksi”, kata Deborah Tannen, seorang dosen linguistik di Universitas Georgetown di Washington DC.

Meskipun terlihat mudah, menulis e-mail kepada dosen nyatanya tidak semudah menulis Whatsapp ke teman sebaya. Agar nilaimu tidak auto-E, berikut adalah tips untuk menulis pesan melalui e-mail, SMS, atau Whatsapp kepada dosen.

Berikan salam, sapaan, dan perkenalkan diri

Mulailah membuka pesan dengan menulis salam. Misalnya, “Assalamu’alaikum,” “selamat pagi,” dll. sesuai kepercayaan dosenmu. Umumnya, gunakan selamat pagi, siang, sore, atau malam. Namun sebisa mungkin hindari mengirimkan pesan di malam hari karena khawatir mengganggu waktu sang dosen. Jangan lupa untuk menyapa nama dosen kamu.

Kemudian, perkenalkan diri. Kenapa masih perlu? Karena bisa saja dosen tersebut tidak menyimpan kontakmu atau mengingat namamu.

“Selamat pagi, Pak Broto. Saya Mohammad Shihab, mahasiswa Bapak di kelas Public Relations.”

Jelaskan maksudmu dengan jelas

Tulislah maksudmu dengan singkat, jelas, dan tidak bertele-tele.

Apabila ingin mengumpulkan tugas maka sampaikan kamu ingin mengumpulkan tugas.

“Selamat pagi, Pak Broto. Saya Mohammad Shihab, mahasiswa Bapak di kelas Public Relations. Saya ingin mengumpulkan tugas yang Bapak berikan pada tangga 10 November yang lalu. File tugasnya saya lampirkan bersama e-mail ini.”

Bila ingin bertemu, maka mintalah izin dan waktu untuk bertemu. Misalnya:

“Selamat pagi, Pak Broto. Saya Mohammad Shihab, mahasiswa Bapak di kelas Public Relations. Saya ingin memohon izin untuk bertemu Bapak di kampus. Kira-kira kapan Bapak bisa saya temui?”

Bukan malah sebaliknya (seperti yang sering saya alami).

“Selamat pagi, Pak Broto. Saya Mohammad Shihab, mahasiswa Bapak di kelas Public Relations. Saya ingin memohon izin untuk bertemu Bapak di kampus. Kira-kira kapan Bapak bisa menemui saya?”

Bila pesan dikirim via pesan Whatsapp, sisipkan permintaan maaf karena khawatir pesan Whatsapp akan mengganggu kesibukannya.

Tutup E-mail atau Whatsapp-mu dengan salam

Jangan lupa ucapkan terima kasih dan salam penutup sebagai tanda e-mailmu selesai.

“Selamat pagi, Pak Broto. Saya Mohammad Shihab, mahasiswa Bapak di kelas Public Relations. Saya ingin memohon izin untuk bertemu Bapak di kampus. Kira-kira kapan sebaiknya saya bisa menemui Bapak?

Semoga Bapak berkenan untuk saya temui. Atas perhatian dan waktunya, saya ucapkan terima kasih.”

Tulis dengan ringkas bila melalui Whatsapp.

“Selamat pagi, Pak Broto. Saya Mohammad Shihab, mahasiswa Bapak di kelas Public Relations. Saya ingin memohon izin untuk bertemu Bapak di kampus. Kira-kira kapan sebaiknya saya bisa menemui Bapak? Terima kasih. Salam.”

Gunakan bahasa yang formal

Hubungan dosen dan mahasiswa sejatinya adalah hubungan profesional. Karenanya, segala pesan baik melalui e-mail maupun Whatsapp bahasa formal harus tetap terjaga demi menjaga profesionalitas dan kesantunan, meskipun dosenmu termasuk dosen tergaul di kampusmu.

Perhatikan waktu mengirimkan pesan

Tidak ada waktu yang baku kapan sebaiknya mengirimkan e-mail atau Whatsapp kepada dosen. Tapi, umumnya orang lebih sering membuka e-mail pada pagi hari dan sore hari. Hubungi di pagi hari bila ingin bertemu di siang atau sore hari, dan sore hari bila ingin bertemu di pagi berikutnya.

Hindari mendikte atau menodong dosen dengan menentukan kapan harus bertemu. “Apakah saya bisa bertemu Bapak sekarang?” Ingat, dosen tidak hanya mengurusi keperluanmu saja.

Bila ada hal yang darurat, mintalah izin untuk segera bertemu karena ada hal yang darurat. Tapi, tetap dengan nada yang sopan dan tidak mendikte.

Semoga komunikasi kamu dengan dosenmu lebih baik dan lancar ya!