Saat membeli kendaraan bekas kita sebaiknya melakukan proses balik nama. Namun, proses ini seringkali dilewatkan karena dianggap ribet. Apakah benar seribet itu?

Kali ini, saya memiliki kesempatan untuk mencoba mengurus proses mutasi dan balik nama kendaraan. Pada Maret 2025 yang lalu saya membeli satu unit motor Nmax bekas.

Motor ini berpelat B kota Bekasi. STNK dan pajaknya tertib dan akan mati pada bulan Juni 2025.

Karena itu, saya ingin mengurus mutasi sekaligus balik nama motor ini sendiri tanpa biro jasa. Sebelum kendaraan dimutasi, hal pertama yang harus saya lakukan adalah mencabut berkas di Samsat Kota Bekasi.

Proses cabut berkas di Samsat Kota Bekasi

Tanggal 2 Juni 2025 saya mendatangi Samsat Kota Bekasi. Saya sengaja berangkat selepas subuh dari Jonggol untuk mengantisipasi macet dan berharap bisa dapat antrian yang pendek.

Sekitar jam 6.30 pagi saya sudah tiba di kantor Samsat. Kerumunan antrean sudah mulai terlihat dari gerbang Samsat. Kerumunan ini mungkin karena momennya bertepatan dengan program pemutihan pajak dari gubernur Jawa Barat, Dedi Mulyadi, yang saat itu akan berakhir pada 30 Juni 2025.

Hal pertama yang harus saya lakukan adalah melakukan cek fisik kendaraan. Saya mengarah ke loket cek fisik. Sepagi ini ternyata petugas sudah mulai mengarsir nomor rangka dan mesin.

Di sini, petugas bertanya peruntukannya untuk apa, apakah perpanjang STNK, balik nama, atau mutasi? Setelah menjawab akan balik nama dan mutasi, petugas kemudian mengarsir nomor rangka dan mesin pada tiga lembaran yang sudah disiapkan.

Setelah cek fisik selesai, petugas akan menempelkan lembar arsir nomor rangka dan mesin di atas formulir pendaftaran. Formulir ini harus kita isi dengan tulisan tangan.

Saya mengisi formulir sesuai informasi identitas pemilik dan kendaraan yang tertera pada STNK. Formulir ini nantinya akan saya serahkan ke loket pendaftaran, lengkap dengan STNK asli dan fotokopi KTP saya sebagai pemohon.

Proses kedua adalah mendaftarkan permohonan cek fisik di loket cek fisik. Belum genap jam 7 pagi antrean di depan loket pendaftaran sudah mulai terbentuk.

Di sini kesabaran mulai diuji. Semakin siang, semakin padat, dan semakin bervariasi aromanya. Seluruh pemohon harus menunggu hasil verifikasi formulir cek fisik.

Masing-masing pemohon akan dipanggil petugas untuk mengambil berkas. Jadi, sebaiknya tetap berada di area ini sampai berkas kita sudah di tangan.

Setelah dokumen dari loket cek fisik diserahkan, saya diinstruksikan untuk melanjutkan proses berikutnya di lantai dua gedung utama Samsat. Saya melewati antrean panjang warga yang sedang mengurus pemutihan pajak.

Proses berikutnya adalah pengecekan fiskal. Sampai di lantai dua, saya harus mengisi formulir mutasi di loket mutasi. Isinya mencakup identitas pemilik yang tertera di STNK, identitas pemohon mutasi, identitas motor, dan alasan mutasi.

Setelah formulir terisi, saya menyerahkan formulir mutasi ke loket fiskal, lengkap dengan berkas dari loket cek fisik sebelumnya. Saya tidak begitu paham apa yang diperiksa di loket ini dan alhamdulillah berkas saya lolos.

Dari loket fiskal, saya masih harus melanjutkan proses ke loket mutasi. Berkas dari loket fiskal saya serahkan ke loket ini dan menunggu panggilan petugasnya. Saya sudah mulai agak lelah, tapi saya tetap menunggu panggilan petugas dengan sabar dan enjoy.

Setelah berkas di loket mutasi selesai, saya dipanggil dan diminta untuk lanjut ke loket pembukuan.

Waktu menunjukkan jam 10:30. Sudah empat jam berlalu. Hari semakin siang, matahari mulai terik.

Loket pembukuan lokasinya sama dengan loket pendaftaran cek fisik. Jalur antrean sudah tidak terbentuk. Yang kelihatan hanya kerumunan saja. Di loket pembukuan ini saya antre untuk menyerahkan berkas dari loket mutasi dan menunggu panggilan.

Ada yang duduk di kursi, berdiri, dan ada juga yang ngemper di tangga teras depan ruangan. Saya ikut rombongan ngemper saja sambil curi-curi istirahat mata.

Setelah lebih dari 30 menit, namaku akhirnya dipanggil untuk mengambil berkas. Saya menerima berkas yang berstempel “Sudah dimatikan”. Saya asumsikan bahwa STNK motor saya sudah berhasil dinonaktifkan dan motor siap dimutasi.

Dari loket pembukuan saya harus kembali lagi ke loket mutasi di lantai 2 tadi dan menyerahkan berkas dari loket pembukuan sebelumnya.

Perasaan sudah mulai gedeg karena saya dan pemohon lainnya harus pindah dari satu loket ke loket lain. Sangat tidak efisien rasanya!

Tepat jam 12 siang antrean menunggu berkas harus ditunda sejenak untuk istirahat. Kami yang mengantre diminta kembali ke loket ini satu jam kemudian. Lumayan bisa makan dulu di kantin belakang.

Tepat jam 1, saya kembali mengantre di depan loket mutasi menunggu nama kami dipanggil satu per satu. Hingga tibalah giliran nama saya yang dipanggil.

Dari dalam loket, petugas menjelaskan bahwa permohonan saya termasuk mutasi luar daerah karena beda Samsat. Motor saya pindah dari Polda Metro (plat B) ke Kabupaten Bogor (plat F).

Ternyata walau sama-sama Jawa Barat, Bekasi dan Kab. Bogor ternyata beda Samsat. Standar waktu prosesnya maksimal 40 hari.

Di loket inilah saya agak kaget sampai ketawa-ketawa sendiri. Petugas di loket ini secara terang-terangan bertanya apakah mau mengurus berkas sendiri atau dibantu?

Katanya, ada berkas yang harus saya ambil sendiri di kantor Polda Metro Jaya di Gatot Subroto, Jakarta. Kalau saya mau mengurus sendiri cukup bayar 150 ribu rupiah sesuai tarif resmi.

Dia menawarkan kalau mau dibantu wakili tambah ongkos 300 ribu lagi. Menurut petugas di loket tersebut kalau dibantu ambil ke Polda Metro Jakarta kan pasti ada ongkos jalan.

Awalnya saya mau mencoba mengikuti standar prosedur. Namun, setelah dipikir-pikir lagi waktu dan energi habis hanya untuk urusan administratif seperti ini. Ikhlas tidak ikhlas akhirnya saya menambah ongkos 300 ribu tadi.

Selang tidak begitu lama saya dipanggil kembali ke loket mutasi untuk menerima tanda terima berkas dan form pengambilan berkas. Di loket ini proses permohonan saya untuk mencabut berkas untuk dimutasi ke luar selesai.

Berkas yang dicabut akan selesai diproses dalam waktu kurang lebih 30 hari kerja. Jadi saya harus kembali lagi pada tanggal 9/10 Juli mendatang.

Proses cabut berkas motor selesai

Setelah 30 hari, tanggal 7 Juli 2025 saya coba mendatangi Samsat Kota Bekasi untuk mengambil berkas. Saya menyerahkan berkas yang terakhir diberikan ke loket mutasi luar daerah.

Tidak lama kemudian, saya dipanggil kembali untuk menerima berkas di loket tersebut untuk dilanjutkan ke loket arsip. Saya diminta melanjutkan proses terakhir yakni proses arsip.

Saya menyerahkan berkas yang saya terima ke loket arsip dan menunggu untuk dipanggil. Setelah proses selesai, saya pun menerima berkas yang sudah siap untuk dimutasikan ke Samsat Kab. Bogor.

Petugas arsip pun menyampaikan bahwa proses cabut berkas selesai dan saya tinggal melanjutkan proses mutasi kendaraan di Samsat tujuan.

Biaya cabut berkas motor di Samsat Kota Bekasi

Jumlah biaya yang saya keluarkan dalam proses pencabutan berkas mutasi motor ini sebesar Rp450.000 rupiah. Biaya tersebut meliputi:

1. Biaya cabut berkas resmi: Rp150,000
2. Titip ambil berkas di Polda Metro Jaya: Rp300,000

Biaya tersebut saya bayarkan secara tunai di loket mutasi.

Tips melakukan cabut berkas kendaraan bermotor

Cabut berkas motor ternyata bisa dilakukan sendiri tanpa bantuan biro jasa. Berikut ini tips mempersiapkan proses cabut berkas supaya lancar.

1. Datang lebih pagi agar antrean lebih pendek
2. Siapkan alat tulis, meterai, kwitansi, fotokopi KTP pemohon, fotokopi dan asli STNK+BPKB
3. Siapkan uang tunai, hanya ATM BNI dan bank BJB yang tersedia di area Samsat
4. Ikuti prosesnya dengan sabar

Bila kamu memiliki dana lebih tetapi tidak memiliki banyak waktu untuk mengurus sendiri, opsi biro jasa bisa menjadi alternatif untuk membantu mengurus proses cabut berkas kendaraanmu.

Itulah proses mencabut berkas motor keluar dari Samsat Kota Bekasi. Selanjutnya, saya tinggal melanjutkan proses mutasinya ke tujuan Samsat Kabupaten Bogor.